La nomina dell’Organismo di Vigilanza garantisce l’effettività del Modello organizzativo 231, nell’ambito delle strategie aziendali di prevenzione dei reati all’interno dell’ente. L’Organismo di Vigilanza (OdV) è un organo di controllo indipendente, previsto dal D.lgs. 231/2001, con il compito di vigilare sull’efficace attuazione e aggiornamento del modello, segnalando eventuali irregolarità e proponendo misure correttive.

L’introduzione della responsabilità amministrativa degli enti ha determinato la necessità, per le imprese e le organizzazioni, di adottare strumenti di compliance aziendale in grado di ridurre il rischio di coinvolgimento in procedimenti sanzionatori.

Il modello organizzativo 231, se adeguatamente implementato e aggiornato, può costituire una causa esimente dalla responsabilità dell’ente, ma solo a condizione che sia stata la nomina dell’Organismo di Vigilanza, dotato dei requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità.

L’OdV svolge quindi un ruolo chiave nel garantire che il modello non si riduca a un mero apparato formale, ma sia concretamente applicato nella gestione aziendale. La sua istituzione e il suo funzionamento devono essere regolati da criteri rigorosi, in modo da assicurare una vigilanza efficace sui processi interni e sugli obblighi di prevenzione dei reati.

Nei paragrafi successivi verranno approfonditi i criteri di nomina dell’Organismo di Vigilanza 231, i requisiti necessari per i suoi componenti, le sue principali funzioni e l’importanza dei flussi informativi come strumento essenziale per il corretto svolgimento della sua attività di controllo.

Nomina dell’Organismo di Vigilanza 231: criteri e modalità

La Nomina dell’Organismo di Vigilanza è un atto di fondamentale importanza per l’efficace attuazione del Modello organizzativo 231. Solitamente essa viene deliberata dal Consiglio di Amministrazione, sentito il Collegio Sindacale, con l’obiettivo di garantire che il soggetto o i soggetti designati abbiano i requisiti di autonomia, indipendenza e competenza richiesti dalla normativa. L’OdV può avere una composizione monocratica o collegiale, a seconda delle dimensioni e della complessità organizzativa dell’ente.

Per le imprese di piccole dimensioni e per le start-up, l’art. 6, comma 4 del D.lgs. 231/2001 prevede che i compiti dell’OdV possano essere svolti direttamente dall’organo dirigente, senza la necessità di un organismo separato. Questa soluzione, sebbene legittima, solleva criticità in termini di indipendenza e obiettività del controllo, motivo per cui molte aziende, anche di ridotte dimensioni, preferiscono istituire un OdV autonomo. Abbiamo trattato il tema in un precedente articolo, al quale facciamo rinvio.

Per le imprese di medie e grandi dimensioni, invece, la composizione collegiale è generalmente preferibile, in quanto consente una maggiore distribuzione delle competenze e una più efficace gestione dei controlli.

L’OdV può essere composto sia da componenti interni all’ente (ad esempio il responsabile dell’internal audit o della funzione legale) sia da esperti esterni con competenze specifiche in diritto penale d’impresa, sistemi di controllo e compliance aziendale. La scelta tra un modello monocratico o collegiale dipende dalla necessità di assicurare l’effettività e l’efficacia del controllo, evitando qualsiasi interferenza con le attività operative dell’ente.

Una particolare attenzione deve essere posta nella definizione dei criteri di nomina. Per garantire l’autonomia dell’OdV, è necessario che i componenti non abbiano conflitti di interesse, vincoli di subordinazione o ruoli operativi che potrebbero comprometterne l’imparzialità. Inoltre, il loro mandato deve essere stabilito per un periodo di tempo definito, con possibilità di rinnovo, e deve essere prevista una procedura di revoca solo per giusta causa, evitando la possibilità di pressioni o interferenze indebite.

La nomina dell’Organismo di Vigilanza rappresenta, dunque, una fase delicata che incide direttamente sull’efficacia del modello organizzativo. Un OdV correttamente selezionato, e dotato dei requisiti richiesti dalla normativa, permette di garantire la corretta funzionalità del sistema di prevenzione dei reati e per conferire all’ente un’effettiva protezione dalla responsabilità amministrativa dipendente da reato.

Requisiti per la Nomina dell’Organismo di Vigilanza 231

Guardano alla prassi e alle best practices di settore, i principali requisiti per la Nomina dell’Organismo di Vigilanza sono tre: autonomia e indipendenza, professionalità e continuità di azione. Tali caratteristiche non solo assicurano il corretto funzionamento dell’OdV, ma sono anche decisive per dimostrare l’effettività del modello 231, evitando che esso venga considerato un mero strumento formale privo di reale applicazione.

a) Autonomia e indipendenza

Il principio di autonomia e indipendenza dell’OdV è essenziale affinché l’organismo possa esercitare il proprio ruolo senza subire pressioni o interferenze da parte degli organi di gestione dell’ente. Il D.lgs. 231/2001 non fornisce una definizione puntuale di tali requisiti, ma la prassi e la giurisprudenza hanno chiarito che l’OdV deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, senza essere soggetto a vincoli di subordinazione gerarchica o funzionale.

Affinché sia garantita l’autonomia decisionale, la nomina dell’Organismo di Vigilanza deve riguardare soggetti che non siano coinvolti nelle attività operative dell’ente e che non abbiano interessi economici rilevanti nell’organizzazione. Questo significa, ad esempio, che un dirigente con poteri esecutivi o un membro del Consiglio di Amministrazione non può essere nominato come OdV, in quanto la sua funzione di controllo potrebbe risultare compromessa dalla partecipazione alle decisioni gestionali.

L’indipendenza dell’OdV deve essere valutata sia a livello oggettivo che soggettivo. Sul piano oggettivo, l’OdV deve essere collocato in una posizione di livello, ma senza essere sottoposto a direttive o condizionamenti operativi.

Sul piano oggettivo, i componenti dell’OdV devono essere privi di conflitti di interesse con l’ente e con le società collegate o controllate. Non devono inoltre esistere vincoli di parentela o affinità con i vertici aziendali, né partecipazioni azionarie o interessi economici significativi nell’ente.

L’atto di nomina dell’Organismo di Vigilanza deve inoltre prevedere garanzie di stabilità e protezione nei confronti dei componenti, evitando che possano essere rimossi o sostituiti senza una giusta causa. Il loro incarico deve avere una durata definita e la revoca deve essere giustificata esclusivamente in presenza di comprovate inadempienze o conflitti di interesse sopravvenuti.

b) Professionalità

La competenza professionale dei componenti dell’OdV è un requisito essenziale per la sua efficacia. La nomina dell’Organismo di Vigilanza deve riguardare soggetti con un elevato livello di specializzazione, in grado di effettuare verifiche ispettive, analizzare i processi aziendali e individuare eventuali criticità nei sistemi di prevenzione dei reati.

Le Linee Guida di Confindustria raccomandano che i componenti dell’OdV abbiano conoscenze approfondite in materia giuridica, economica e gestionale, con particolare attenzione al diritto penale d’impresa, ai sistemi di controllo interno, alla corporate governance e ai meccanismi di compliance aziendale.

Le principali competenze richieste per la nomina dell’Organismo di Vigilanza riguardano:

• Diritto penale e amministrativo, con particolare riferimento ai reati previsti dal D.lgs. 231/2001 e ai criteri di imputazione della responsabilità amministrativa dell’ente.
• Attività ispettiva e di audit, con capacità di condurre verifiche, ispezioni interne e analisi documentali per garantire il rispetto del Modello organizzativo 231.
• Analisi dei processi aziendali, attraverso la mappatura delle aree sensibili e la valutazione dei rischi connessi alla possibile commissione di reati.
• Metodologie di risk assessment, per individuare e monitorare le criticità nel sistema di gestione e controllo dell’ente.

Per assicurare un adeguato livello di competenza, la nomina dell’Organismo di Vigilanza può prevedere una composizione collegiale, includendo soggetti con professionalità complementari, come avvocati esperti di diritto penale, revisori contabili, esperti di compliance aziendale e specialisti di risk management.

c) Continuità di azione

La continuità operativa dell’OdV è fondamentale affinché il controllo sulla corretta attuazione del modello organizzativo 231 non si riduca a un’attività episodica o meramente formale. La nomina dell’Organismo di Vigilanza deve quindi cadere su soggetti in grado di garantire un impegno costante nell’attività di vigilanza, con un programma di verifiche periodiche e un monitoraggio sistematico dei processi aziendali.

L’OdV deve disporre di un budget autonomo, approvato dal Consiglio di Amministrazione, per svolgere le proprie attività in maniera indipendente, avvalendosi, se necessario, di consulenti esterni per approfondimenti specialistici. È inoltre essenziale che l’OdV abbia accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante per l’esercizio delle sue funzioni, senza restrizioni o vincoli operativi.

Un ulteriore aspetto che incide sulla continuità d’azione è la previsione di flussi informativi costanti tra l’OdV e le funzioni aziendali sensibili, al fine di garantire che tutte le segnalazioni di eventuali irregolarità vengano tempestivamente analizzate e gestite. L’OdV deve inoltre redigere report periodici, da trasmettere agli organi apicali dell’ente, nei quali riferire sulle attività svolte, sulle criticità riscontrate e sulle eventuali misure correttive da adottare.

Atto di nomina dell’Organismo di Vigilanza: compiti e poteri

I compiti dell’Organismo di Vigilanza possono essere distinti in tre aree principali: verifica dell’efficacia del modello, controllo sull’osservanza delle procedure e aggiornamento continuo del sistema di prevenzione. Tali attività sono disciplinate dall’art. 6 del D.lgs. 231/2001 e dalle Linee Guida di Confindustria, che hanno delineato una serie di funzioni essenziali per il corretto funzionamento dell’OdV.

1) Vigilanza sull’effettività del modello organizzativo: l’OdV verifica della coerenza tra i comportamenti aziendali e le prescrizioni del modello, attraverso un’analisi costante delle procedure adottate e un controllo sulle aree sensibili individuate nella mappatura dei rischi. L’atto di nomina dell’Organismo di Vigilanza deve prevedere che le misure preventive siano concretamente attuate e che non si verifichi un rispetto soltanto “cartolare” del modello.

2) Analisi dell’adeguatezza del modello: l’OdV deve verificare che il modello organizzativo sia idoneo a prevenire i reati presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001, individuando eventuali criticità e proponendo azioni correttive. Questo richiede un’analisi approfondita della struttura organizzativa dell’ente, con particolare attenzione ai meccanismi di controllo interni, alle deleghe di poteri e ai protocolli decisionali adottati dall’azienda.

3) Monitoraggio del mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello: l’OdV non può limitarsi a un’analisi statica, ma deve garantire che il modello organizzativo venga costantemente aggiornato in base alle evoluzioni normative, ai cambiamenti organizzativi e agli esiti delle verifiche interne. La sua funzione è quindi dinamica e proattiva, orientata a migliorare costantemente il sistema di prevenzione dei rischi.

Per assolvere ai propri compiti, l’OdV deve essere dotato di poteri autonomi di iniziativa e controllo. Ai sensi dell’art. 6 del D.lgs. 231/2001 l’OdV dovrebbe accedere senza restrizioni a tutti i documenti aziendali rilevanti, effettuare verifiche ispettive e condurre indagini interne per accertare eventuali violazioni del modello.

Inoltre, l’OdV deve avere la possibilità di raccogliere informazioni da tutte le funzioni aziendali, interagendo con i responsabili delle aree più sensibili e richiedendo chiarimenti su operazioni o decisioni rilevanti ai fini della compliance.

L’autonomia di spesa è un altro aspetto essenziale per garantire l’indipendenza dell’OdV. La nomina dell’Organismo di Vigilanza deve prevedere l’assegnazione di un budget autonomo, che consenta all’OdV di avvalersi, se necessario, di consulenti esterni per approfondimenti specialistici e di condurre verifiche indipendenti senza interferenze da parte del management aziendale.

Infine, un ulteriore compito dell’OdV è la promozione della cultura della compliance aziendale. Ciò significa che l’Organismo di Vigilanza deve diffondere la conoscenza del modello 231 attraverso attività formative rivolte a dipendenti e dirigenti, al fine di sensibilizzare tutto il personale sull’importanza delle regole di prevenzione e sulle conseguenze della violazione delle normative di riferimento.

Nomina dell’Organismo di Vigilanza e flussi informativi

Nel trattare della nomina dell’Organismo di Vigilanza, non potrebbe tacersi l’importanza che rivestono i flussi informativi nell’effettività dei controlli demandati a quest’ultimo. Il D.lgs. 231/2001, all’art. 6, comma 2, lettera d), stabilisce che il modello di organizzazione e gestione deve prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’OdV, al fine di consentire un controllo costante e approfondito sulle aree aziendali più esposte al rischio di commissione di reati.

I flussi informativi si articolano in due direzioni: da un lato, vi sono le comunicazioni che l’Organismo di Vigilanza deve ricevere, ossia i report periodici, le segnalazioni di anomalie e le informazioni riguardanti eventi di rilievo; dall’altro, vi sono i flussi in uscita, ovvero le relazioni che l’OdV trasmette agli organi societari, in particolare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, per evidenziare criticità e proporre eventuali aggiornamenti del modello.

Le informazioni trasmesse all’OdV devono riguardare tutti gli aspetti rilevanti per la vigilanza sull’effettività e sull’adeguatezza del modello, compresi gli esiti delle attività di audit interno, le verifiche sugli strumenti di controllo e il rispetto dei protocolli aziendali. È essenziale che i responsabili delle funzioni aziendali più esposte ai rischi 231 trasmettano con regolarità report dettagliati all’OdV, segnalando eventuali situazioni anomale o potenzialmente critiche.

In questo contesto, assume particolare rilievo la gestione delle segnalazioni whistleblowing, che consente ai dipendenti e ai collaboratori di riferire eventuali violazioni delle procedure senza timore di ritorsioni, garantendo l’anonimato e la riservatezza.

Oltre ai flussi informativi interni, la nomina dell’Organismo di Vigilanza implica anche l’istituzione di un sistema di reporting periodico verso il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale. L’OdV deve redigere relazioni periodiche – solitamente su base semestrale o annuale – in cui illustra le attività svolte, evidenzia eventuali violazioni e propone misure correttive. Questo meccanismo consente alla governance aziendale di monitorare l’efficacia del sistema di controllo interno e di intervenire tempestivamente in caso di necessità.

Un aspetto critico per l’effettività dei flussi informativi è la qualità e la tempestività delle comunicazioni. È fondamentale che le informazioni trasmesse all’OdV siano chiare, complete e tempestive, affinché l’Organismo possa intervenire con tempestività e adottare le misure necessarie per prevenire situazioni di rischio.

Per questo motivo, molte aziende formalizzano le modalità di comunicazione attraverso procedure interne e regolamenti specifici, che disciplinano la periodicità, i contenuti e i canali attraverso cui devono essere trasmesse le informazioni.

Infine, la nomina dell’Organismo di Vigilanza deve prevedere una specifica disciplina delle responsabilità in caso di omissione dei flussi informativi. L’omessa trasmissione di dati rilevanti all’OdV può costituire una grave violazione del modello e comportare conseguenze disciplinari per i soggetti responsabili.

L’efficacia dell’OdV dipende in gran parte dalla collaborazione dell’intera struttura aziendale, motivo per cui è fondamentale che i vertici societari – dopo la nomina dell’Organismo di Vigilanza – promuovano una cultura della trasparenza e della comunicazione interna, al fine di garantire il corretto funzionamento del sistema di prevenzione dei rischi previsto dal D.lgs. 231/2001.

Segnalazioni e whistleblowing: dalla nomina dell’Organismo di Vigilanza alle attività operative

La sola nomina dell’Organismo di Vigilanza può non essere sufficiente ad assicurare l’emersione di condotte illecite all’interno della società. La possibilità di segnalare violazioni del modello 231 e di eventuali condotte illecite costituisce un pilastro della corporate compliance e rappresenta un elemento imprescindibile per garantire l’effettività del controllo esercitato dall’OdV.

Il D.lgs. 231/2001, integrato dalle disposizioni del D.lgs. 24/2023 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, ha rafforzato il ruolo del whistleblowing, introducendo specifiche disposizioni a tutela dei segnalanti. La normativa impone agli enti di adottare canali di segnalazione riservati e sicuri, in grado di garantire la riservatezza dell’identità del whistleblower, nonché di predisporre misure di protezione nei confronti di chi denuncia condotte illecite, al fine di evitare ritorsioni o discriminazioni.

Nell’ambito della nomina dell’Organismo di Vigilanza, risulta quindi essenziale disciplinare in modo chiaro i flussi informativi relativi alle segnalazioni, definendo procedure interne che consentano di ricevere, analizzare e gestire le comunicazioni pervenute.

L’OdV deve essere in grado di valutare le segnalazioni con piena autonomia e indipendenza, adottando le misure necessarie per approfondire le anomalie riscontrate ed eventualmente attivare i meccanismi sanzionatori previsti dal modello.

Le aziende devono istituire canali di segnalazione adeguati, che possano includere piattaforme digitali protette, indirizzi e-mail riservati, cassette postali fisiche o altre modalità che garantiscano l’anonimato del segnalante. La nomina dell’Organismo di Vigilanza prevede che l’OdV abbia accesso diretto a queste segnalazioni, senza interferenze da parte della direzione aziendale, e che possa gestirle con criteri di trasparenza, imparzialità e riservatezza.

Si dovrebbe prevedere un sistema di verifica e monitoraggio delle segnalazioni ricevute, in modo da poter tracciare le attività di indagine svolte e le eventuali azioni correttive adottate. La registrazione e l’archiviazione delle segnalazioni devono avvenire nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, garantendo che le informazioni siano trattate con il massimo livello di riservatezza e che i principi di proporzionalità e necessità siano rispettati in ogni fase della gestione delle segnalazioni.

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